병원 공동구매 선행과제는 구매가격 협상이 아니라 참여 의료기관의 수요를 동일제품 기준으로 정합화하는 작업이다. 병원별 구매실적과 실제 사용량을 동일품목 단위로 연결해야 통합수요를 산정하고 계약물량의 적정성을 판단할 수 있다.

병원별 구매실적에는 Local Code와 품명·규격·포장단위가 서로 다른 형태로 존재한다. 동일제품을 정확하게 식별하지 않은 상태에서 구매금액이나 수량을 합산하면 통합수요 자체가 왜곡될 수 있다.

A병원은 BOX, B병원은 PACK, C병원은 EA 단위로 동일제품을 관리할 수 있다. 포장계층과 단위환산 기준을 정규화하지 않으면 실제 구매량을 비교하기 어렵다. 동일제품이 서로 다른 품명으로 등록돼 있으면 하나의 수요가 여러 품목으로 분산되고, 유사한 품명의 다른 제품이 같은 품목으로 집계될 가능성도 있다.

구매량과 실제 사용량도 일치하지 않는다. 구매량에는 기존 재고수준, 발주시점, 안전재고, 일시적인 대량구매가 반영된다. 구매실적만으로 수요를 판단하면 실제 소비량과 차이가 발생할 수 있다.

공동구매의 기초자료는 구매량만으로 구성해서는 안 된다. 구매·입고·가용재고·불출·사용정보를 함께 분석하고 일정 기간의 사용량 변동과 재고수준을 반영해야 실제 수요에 가까운 값을 산출할 수 있다.

동일품목 Matching과 포장단위 정규화 없이 병원별 구매실적을 통합·집계하면 동일제품의 수요가 여러 품목으로 분산되거나 서로 다른 제품의 실적이 하나의 품목으로 합산되어 통합수요 산정의 정확성이 낮아질 수 있다.

가격조건만으로 공동구매 물량을 결정하면 병원별 사용규격과 실제 수요가 계약물량에 충분히 반영되지 않아 과잉재고와 소진되지 않은 물량이 발생할 수 있다. 가격협상에 앞서 동일제품 기준의 사용량·가용재고·수요변동을 분석해 통합수요와 적정 계약물량을 산정해야 한다.

◇ 동일제품 기준의 수요·재고 통합관리

공동구매가 수요를 통합하는 영역이라면 공동물류는 재고와 공급을 공동 운영하는 영역이다.

병원별 품목정보가 기준 Master와 연결되면 동일제품 기준으로 구매량·사용량·가용재고를 비교할 수 있으며, 재고보유일수와 공급 Lead Time을 연계하면 현재 가용재고의 수요 충족기간을 산정하고, 차기 공급시점까지 필요한 재고수준과 보충물량을 분석할 수 있다. 

동일 제품을 사용하는 병원이라도 재고운영 수준은 다르다. 한 병원에는 장기·과잉재고가 존재하고 다른 병원에서는 동일제품의 공급부족 Risk가 발생할 수 있다. 
병원별 품목정보의 식별기준이 서로 연결되지 않으면 동일제품의 수요와 가용재고를 병원 간 비교할 수 없어 과잉재고와 공급부족이 어느 지점에서 발생하는지 확인하기 어렵다. 

공동물류는 병원별 재고를 공동물류센터에 단순 통합·보관하는 방식만으로 운영효율을 확보하기 어렵다.어떤 품목을 공동재고로 운영할 것인지, 병원별 안전재고를 어느 수준으로 유지할 것인지, 중앙재고와 병원재고를 어떤 기준으로 보충할 것인지 함께 설계돼야 한다.

사용빈도가 높고 수요가 안정적인 공통품목과 병원별 진료특성에 따라 수요편차가 큰 품목에는 병원별 사용량과 수요변동성, 공급 Lead Time, 진료특성이 서로 다르므로 동일한 안전재고와 재발주점, 보충주기를 일률적으로 적용하기 어렵다.품목별 수요특성과 공급조건에 따라 재고운영 방식을 구분해야 한다.

공동구매와 공동물류는 사업의 운영방식과 기능은 다르지만 의사결정에 활용하는 데이터 기반은 동일하다. 동일제품을 정확하게 식별하고 병원별 구매량·사용량·가용재고를 동일한 품목기준으로 연계해야 통합수요 산정과 재고배치, 보충운영에 필요한 기초정보의 정합성을 확보할 수 있다.

◇ 표준데이터 기반의 공급망 운영과 물류서비스 확장

병원물류 표준화의 가치는 품목정보를 정비한 결과보다 정비된 데이터가 실제 구매와 재고운영에 적용되는 과정에서 확인된다. 동일제품 기준으로 구매·사용·재고정보가 연결돼야 병원별 수요와 재고수준을 비교할 수 있고, 공동구매의 계약물량과 공동물류의 재고배치 기준도 데이터에 근거해 설정할 수 있다.

표준데이터가 실제 운영에 적용되면 병원은 구매와 재고를 각각 관리하던 방식에서 벗어나 수요·재고·공급조건을 연계한 의사결정이 가능해진다. 제조·유통·3PL도 병원의 개별 주문을 처리하는 수준에서 실제 수요와 공급상태를 반영한 공급계획과 물류운영을 지원할 수 있다. 병원물류 표준화의 산업적 활용은 새로운 기능을 추가하는 데 있는 것이 아니라, 서로 단절돼 있던 구매·재고·공급정보를 하나의 운영기준으로 연결하는 데서 시작된다.

표준화의 성과도 구축된 코드 수나 데이터 건수만으로 평가하기 어렵다. 동일품목 식별의 정확도, 재고정보의 정합성, 계약물량의 소진율, 과잉재고와 긴급발주의 감소, 공급부족 대응시간​과 같이 실제 운영성과로 검증해야 한다. 표준데이터가 현장의 의사결정과 물류운영을 바꾸는 수준까지 연결돼야 병원물류 표준화의 실질적인 가치가 확인된다.

지영호 박사 / 청지LSI연구원 대표연구원=인천대학교 동북아물류대학원에서 물류학 박사학위를 취득했다. 유한양행에서 27년 10개월간 생산·물류·경영혁신·기획관리 업무를 수행했으며, 이후 의약품 물류와 3PL 분야의 연구·컨설팅 활동을 이어왔다. 세중해운 기업연구소 소장, 대학 겸임교수, 외래교수 등을 역임했다. 
주요 저서로 ‘3PL의 이해와 운영’, ‘병원 물류와 구매’, ‘3PL운영과 물류전략’, ‘알기쉬운 물류표준화’ 등이 있으며, 의약품·바이오헬스 공급망과 병원물류 표준화, 출판물류를 주요 연구 분야로 활동하고 있다.