품목 Master 정비 이후 핵심 과제는 병원별 Local Code를 실제 공급·사용되는 제품의 식별정보와 정확하게 연결하는 것이다. 병원마다 코드체계가 다른 것은 운영상의 문제가 아니다. 중요한 것은 각 Local Code에 등록된 제조사·제품명·모델·규격·포장단위 등의 속성정보가 실제 제품과 일치하고, 동일제품을 다른 품목으로 인식하거나 서로 다른 제품을 동일품목으로 연결하는 오류를 차단하는 데 있다.

Mapping은 코드번호를 단순 대응시키는 작업이 아니라 제품의 식별 정합성을 검증하는 과정이다. 제조사와 모델이 같더라도 규격이나 포장단위가 다르면 구매·재고·사용실적의 기준이 달라질 수 있다. 반대로 병원별 품명과 Local Code가 서로 달라도 제품 식별정보가 일치하면 동일제품 기준으로 연결할 수 있다. 이 검증이 확보돼야 병원별 구매·재고·사용정보를 동일한 제품 단위로 분석할 수 있고, 이후의 공동구매·공동물류와 공급망 연계도 신뢰할 수 있는 데이터 위에서 운영할 수 있다.

◇ 동일품목 Matching을 위한 제품 식별정보 검증

동일제품이라도 병원 품목 Master에는 영문명·한글명·약칭 등 서로 다른 품명으로 등록되는 경우가 많다. 제조사와 모델·규격이 같은 제품이 품명 차이로 별도 품목처럼 관리되거나, 유사한 품명 때문에 서로 다른 제품이 동일품목으로 분류되기도 한다. Local Code와 기준 Master를 연결할 때 품명만으로 동일제품을 판정하기 어려운 이유다.

Matching은 문자적 유사성을 비교하는 작업이 아니라 Local Code가 실제 어느 제품을 지칭하는지 제품 식별속성을 기준으로 검증하는 과정이다. 제조사·모델·규격·용량·재질·포장단위를 비교하고, 모델번호나 규격이 불명확한 품목은 제조사 사양서, 공급기업 상품정보, 병원의 구매·발주·입고자료를 교차검증한다. 의료기기의 UDI 등 공인된 식별정보도 실제 제품과의 동일성을 확인하는 근거로 활용할 수 있다.

Matching 결과는 단순한 일치·불일치보다 확정·검토·미확인 등 검증수준으로 구분해 관리할 필요가 있다. 주요 식별속성과 근거자료가 확인된 품목과 추가 검증이 필요한 품목을 분리해야 불완전한 Mapping이 구매·재고·사용데이터에 적용되는 것을 방지할 수 있다.

자동화된 유사도 분석은 수많은 Local Code에서 동일제품 후보군을 선별하는 데 유용하지만 제품의 동일성을 확정하는 기준은 아니다. 최종 Mapping은 제품 식별속성과 제조사·공급사·병원의 원천자료를 교차검증한 결과를 기준으로 확정해야 한다.

◇ Local Code와 기준 Master의 연계

병원 품목 표준화가  Local Code 전면 교체를 의미하지는 않는다. Local Code에는 구매계약·발주·입고·원가·재고·불출·사용실적 등 장기간 축적된 Transaction이 연결돼 있다. 이를 일괄 교체하면 품목정보뿐 아니라 ERP Interface와 과거 실적 데이터의 연속성에도 영향을 줄 수 있다.

현실적인 방법은 기존 Local Code를 유지하면서 기준 Master와 Mapping하는 것이다. 병원은 Local Code를 내부 운영코드로 사용하고, 제조사·제품·모델·규격·포장단위 등 기준제품 정보를 연결한다. 기존 ERP와 Transaction 구조를 유지하면서 외부 표준 제품정보와 연계할 수 있어 시스템 변경과 데이터 전환에 따른 운영 부담을 줄일 수 있다.

Mapping Table은 코드 간 단순 변환표가 아니라 Local Code와 기준제품의 연결관계를 검증·관리하는 기준정보로 설계해야 한다. 기준제품과 제조사·모델·규격·포장단위뿐 아니라 Mapping 상태, 검증근거, 적용일자와 변경이력을 함께 관리하고, 누가 어떤 근거자료를 확인해 Mapping을 승인했는지도 추적할 수 있어야 한다.

제품정보와 공급업체 정보도 분리해 관리할 필요가 있다. 공급업체가 변경되더라도 제조사·모델·규격이 동일하면 하나의 제품으로 관리해야 구매·재고·사용이력의 연속성을 유지할 수 있다. 반대로 공급업체가 같더라도 제조사나 모델·규격이 변경되면 기존제품과의 동일성 여부를 다시 검증해야 한다.

이를 위해 Product Master에는 제조사·제품명·모델·규격 등 제품 고유정보를 관리하고, Vendor Master에는 공급업체·계약조건·구매단가·납품조건 등 거래정보를 연결하는 구조​가 적합하다. 이 구조를 적용하면 공급처 변경과 관계없이 제품별 구매·재고·사용실적을 연속적으로 관리하면서 공급업체별 가격과 납품실적은 별도의 거래정보로 비교·분석할 수 있다.

◇ Mapping 정보 정합성과 변경관리

초기 Mapping이 정확하더라도 제품과 거래조건의 변화가 반영되지 않으면 정합성은 유지되지 않는다. 신규제품 등록과 기존 모델의 단종·후속모델 전환, 규격·재질·포장단위 변경이 계속 발생하고, 병원에서도 계약과 공급업체 변경에 따라 Local Code와 속성정보가 달라진다.

제품 변경정보가 Mapping에 반영되지 않으면 구매·재고·사용데이터 기준도 달라진다. 단종제품 Mapping을 후속모델에 그대로 적용하면 서로 다른 제품 Transaction이 하나의 품목이력으로 연결될 수 있고, 포장입수량 변경을 반영하지 않으면 발주·입고수량과 장부재고의 정합성이 훼손될 수 있다.

변경관리는 제조사·유통기업·병원이 보유한 정보를 제품 식별기준으로 교차검증하는 구조가 필요하다. 제조사의 모델·규격·단종정보, 유통기업의 거래단위와 공급정보, 병원의 구매·입고·재고·사용정보를 대조해 제품 변경을 확인한다. 신규제품, 규격변경, 대체품 전환, 단종이 발생하면 기존 Mapping의 유효성을 재검증하고 변경 사유와 적용일자, 변경 전·후 제품정보, 검증자료와 승인내역​을 이력으로 관리해야 한다.

Mapping의 정합성은 현행 Local Code와 기준 Master의 연결관계만으로 판단하기 어렵다. 기존제품과 후속제품의 전환시점, 당시 적용된 규격과 포장단위가 과거 Transaction과 연결돼 있어야 거래 발생시점의 제품 기준으로 구매·재고·사용실적을 재현할 수 있다. 변경이력이 Transaction과 연결되지 않으면 현재 Master가 정확하더라도 과거 실적의 제품 기준은 달라질 수 있다.

병원물류의 Mapping은 Local Code와 기준 Master를 연결하는 정적인 코드 변환표가 아니다. 제품정보의 변경과 Transaction 발생시점의 식별기준을 지속적으로 관리해 현재와 과거 데이터의 정합성을 유지하는 동적 연계체계로 운영해야 한다.

▶지영호 박사(청지LSI연구원 대표연구원)=인천대학교 동북아물류대학원에서 물류학 박사학위를 취득했다. 유한양행에서 27년 10개월간 생산·물류·경영혁신·기획관리 업무를 수행했으며, 이후 의약품 물류와 3PL 분야 연구·컨설팅 활동을 이어왔다. 세중해운 기업연구소 소장, 대학 겸임교수, 외래교수 등을 역임했다.  주요 저서로 ‘3PL의 이해와 운영’, ‘병원 물류와 구매’, ‘3PL운영과 물류전략’, 알기쉬운 물류표준화' 등이 있으며, 의약품·바이오헬스 공급망과 병원물류 표준화, 출판물류를 주요 연구 분야로 활동하고 있다.