병원물류 표준화는 코드 수나 품목 Master의 등록 건수보다 실제 운영에서 성과가 확인돼야 한다. 표준화된 품목정보가 입고검수에서 정확하게 식별되고, 중앙창고의 재고와 사용부서 불출을 거쳐 입고 이후 재고·불출·사용·반품·Recall까지 제품 식별정보가 각 물류 Transaction과 정확하게 연계돼야 한다. 제조사·모델·규격 가운데 하나라도 기준정보와 맞지 않으면 입고 담당자는 거래명세서와 제품 라벨을 다시 대조한다. 포장입수량이 잘못 등록되면 기준정보와 실제 입고·재고·불출 Transaction 간 불일치가 발생하고 있음을 보여주는 Master Data 관리상의 이상 신호로 보아야 한다.

◇ 입고검수에서 확인되는 실물과 정보의 정합성

의료물자가 입고되면 발주정보를 기준으로 품목·규격·수량·포장단위를 대조하고, 관리대상 품목은 LOT·Serial·사용기한 등의 추적정보를 등록한다. 공급기업의 상품정보와 병원 품목 Master가 정확하게 연결돼 있으면 입고 Transaction은 기준정보에 따라 처리된다.

바코드·RFID를 활용한 자동입고에서는 Master Data의 정확성이 더 직접적으로 작용한다. 스캔한 제품 식별정보가 병원의 Local Code와 정확하게 Mapping되어야 입고수량과 보관 Location이 정상적으로 처리된다. 포장단위나 Mapping에 오류가 있으면 잘못된 정보가 적치·재고·피킹·불출로 이어진다. 자동화 설비가 데이터 오류까지 교정해 주지는 않는다.

적치 단계에서도 품목별 보관조건과 Location이 정확해야 한다. 냉장·온도관리 품목, 사용기한 및 LOT 관리품목은 제품 Master와 보관조건이 연결돼 있어야 한다.

◇ 부서재고와 실사용까지 연결되는 내부물류 Traceability

병원 내부물류는 중앙창고에서 제품을 불출했다고 끝나지 않는다.

수술실에 100EA를 불출하고 80EA를 실제 사용했다면 20EA는 수술실 재고로 남는다. 중앙창고에서는 100EA가 차감됐지만 병원 전체에는 20EA의 가용재고가 존재한다. 사용부서가 많아질수록 동일제품은 중앙창고·수술실·병동·검사실 등 여러 Location에 분산된다.

병원 전체 가용재고를 정확하게 산정하려면 중앙창고의 재고수량만으로는 부족하다. 중앙창고에서 사용부서로 불출된 수량과 부서별 잔여재고, 실제 사용량이 Location 단위의 Transaction 이력으로 연계돼야 한다. 

여기에 LOT·Serial 등 제품 추적정보가 결합되어야 특정 시점의 재고수량뿐 아니라 해당 제품이 어느 부서로 이동했고, 얼마가 사용되었으며, 현재 어느 Location에 얼마가 남아 있는지를 확인할 수 있다. 이 데이터 연계 수준은 Recall 발생 시 실제 대응역량의 차이로 나타난다. 회수대상 LOT의 입고이력만 조회하는 수준을 넘어 중앙창고 잔여수량, 부서별 불출량, 실사용량과 미사용 잔여수량까지 구분할 수 있어야 실제 회수대상과 회수범위를 신속하게 확정할 수 있다.

LOT 정보와 입고·불출 Transaction, 부서별 Location 정보가 연계되지 않은 구간에서는 ERP 조회만으로 회수대상과 잔여수량을 확정하기 어렵다. 물류부서가 사용부서별 불출이력을 다시 확인하고, 해당 부서의 보관재고와 사용 여부를 대조하는 실물조사가 추가된다. 이 과정이 길어질수록 회수범위 확정과 대상제품 격리도 지연될 수 있다.

병원 내부물류의 Traceability는 시스템에 탑재된 기능의 수보다 실제 추적 가능한 데이터의 범위와 정밀도로 평가하는 것이 적절하다. Recall 발생 시 회수대상 LOT의 위치·수량·사용 여부를 확정하는 데 소요되는 시간은 병원 내부물류의 추적성과 데이터 정합성을 함께 평가할 수 있는 핵심 운영지표가 된다.

◇ Pilot 기반 표준체계 현장 적용성 검증

병원별 ERP 구조와 구매방식, 물류동선, 재고관리 수준, 사용부서 운영은 서로 다르다. 표준화 모델을 전국 의료기관에 적용하기 전에 병원 유형과 품목 특성이 다른 환경에서 실제 Transaction을 검증할 필요가 있다.

Pilot은 상급종합병원·종합병원·중소병원·전문병원 등 운영환경이 다른 의료기관을 대상으로 구성하고, 품목도 사용빈도·구매금액·공급위험·Traceability 중요도를 고려해 5~10개 대표 품목군을 선정하는 방식이 적절하다.

실증은 Pilot 적용에 앞서 품목정보의 정확도, 재고 정합성, 작업시간, 추적성 등 현행 운영수준을 계량화하고 비교평가를 위한 기준값을 설정하는 단계에서 시작한다. 품목 Master의 중복·오류율, Mapping 정확도, 입고검수 소요시간, 장부재고와 실재고의 차이, 긴급구매 빈도, 장기·불용재고 수준을 측정한다. 표준 Master와 Mapping 적용 후 동일 지표를 다시 측정하면 실제 개선폭을 비교할 수 있다.

자동창고·WMS·바코드·RFID 성과도 같은 관점에서 판단해야 한다. 자동화 설비가 처리하는 것은 의료물자 이동이지만 이를 움직이는 기준은 품목정보와 Transaction Data다. 품목 Master와 실재고의 정합성이 확보되지 않은 상태에서 처리속도만 높이면 오류가 다음 Process로 빠르게 전달될 수 있다.

Pilot 과정에서 확인되는 Mapping 오류, 재고 불일치, 이동이력 단절과 같은 운영상 예외사례는 표준체계의 적용 한계와 보완영역을 식별하는 핵심 실증자료가 된다.

병원물류 표준의 실효성은 품목 Master의 구축 자체보다 기준정보가 실제 물류흐름과 얼마나 정확하게 연계되는가에서 확인된다.

입고된 의료물자의 제품 식별정보가 지정 Location의 재고정보와 일치하고, 사용부서 불출 이후에도 LOT·Serial, 수량, 이동이력이 실제 사용과 잔여재고까지 연속적으로 관리되어야 한다. 이 정보가 입고·재고·불출·사용의 각 Transaction에서 단절되지 않아야 병원 내부의 실물 흐름을 데이터로 추적할 수 있다.

지영호 박사 / 청지LSI연구원 대표연구원=인천대학교 동북아물류대학원에서 물류학 박사학위를 취득했다. 유한양행에서 27년 10개월간 생산·물류·경영혁신·기획관리 업무를 수행했으며, 이후 의약품 물류와 3PL 분야의 연구·컨설팅 활동을 이어왔다. 세중해운 기업연구소 소장, 대학 겸임교수, 외래교수 등을 역임했다. 
주요 저서로 ‘3PL의 이해와 운영’, ‘병원 물류와 구매’, ‘3PL운영과 물류전략’, ‘ 알기쉬운 물류표준화’  등이 있으며, 의약품·바이오헬스 공급망과 병원물류 표준화, 출판물류를 주요 연구 분야로 활동하고 있다.