미국 FDA의 OTC 제조소 실사에서 경고서한과 수입 경보를 피하려면, 현장 실사 이후 문서 심사 단계에 집중해야 한다는 조언이 나왔다.

식품의약품안전처 주최로 3일 열린 '미국 FDA OTC Drug 해외 제조소 실사 대응 웨비나'에서 연사들은 조사관이 남긴 Form 483 관찰사항과 이에 대한 15영업일 내 답변이 준법감시국의 첫 판단 기준인 만큼, 기업이 개입할 수 있는 몇 안 되는 고리를 전략적으로 관리해야 한다고 입을 모았다. 

대한화장품협회가 주관한 이번 웨비나의 연사로는 미국 FDA 규제에 특화된 글로벌 로펌 호건 러벨스(Hogan Lovells)의 크리스 미덴도르프(Chris Middendorf) 의약품 GXP 컴플라이언스 수석 이사와 샐리 구(Sally Gu) 변호사가 참여했다.

조사자와 심사자는 달라…기업 개입 가능 단계서 방어해야

미국 FDA 규제에 특화된 글로벌 로펌 호건 러벨스(Hogan Lovells)의 크리스 미덴도르프(Chris Middendorf) 의약품 GXP 컴플라이언스 수석 이사미덴도르프 이사가 첫번째 연사로 나섰다. 는 FDA 시설 실사에서 가장 먼저 짚어야  것으로 현장에 파견된 조사관(Inspector)과 실사 이후 후속 조치를 결정하는 부서가 서로 다르다는 점을 들었다.

일반적으로 현장 실사가 종료되면 조사관은 시설에서 관찰한 문제점을 정리한 문서인 '폼(Form) 483'을 기업에 전달하고, 내부 보고용 '인스펙션 리포트(EIR·Establishment Inspection Report)'를 작성해 준법감시국(Office of Compliance)에 제출한다. 기업은 폼 483을 수령한 날로부터 15 영업일 이내에 서면 답변서를 제출해야 한다.

준법감시국 심사관들은 이 답변서와 폼 483, EIR 세 가지 문서를 통해서 해당 기업을 처음 접하게 된다. 미덴도르프 이사는 "실사 때 무슨 이야기를 했는지는 기록으로 남지 않기 때문에, 답변서가 사실상 회사의 첫인상을 좌우하는 문서"라며 이 과정을 제대로 수행하는 것이 매우 중요하다고 강조했다.

후속 조치 판단 역시 이를 바탕으로 이뤄진다. 준법감시국은 시설 상태를 △NAI(No Action Indicated: 지적 사항 없음) △VAI(Voluntary Action Indicated: 자발적 시정 조치 권고) △OAI(Official Action Indicated: 공식 조치 필요) 가운데 하나로 분류한다. NAI 등급은 추가 조치 없이 실사가 마무리된다. VAI를 받은 경우에는 CAPA(시정·예방조치)를 적절히 이행하면 이후 큰 문제로 이어지지 않는다. 미덴도르프 이사는 기업들이 NAI를 목표로 하고 최소 VAI를 받을 수 있도록 관리해야 한다고 말했다.

문제는 OAI 등급이다. OAI 판정이 내려지는 순간, 준법감시국은 경고서한(Warning Letter)과 수입 경보(Import Alert) 등 공식 조치를 검토한다. 한번 분류되고 나면 기업이 상황을 되돌리기가 쉽지 않다는 것이다.

미덴도르프 이사는 이러한 과정을 '악순환'에 비유하면서, 기업이 개입할 수 있는 고리와 개입할 수 없는 고리를 명확히 구분해야 한다고 짚었다. 미국에 OTC를 출시하는 이상 인스펙션 자체는 피할 수 없고, 준법감시국 내부 회의 과정에 기업은 참여할 수 없기 때문에 이 단계는 사실상 통제 불가능한 영역에 속한다.

대신 평소 GMP 수준을 안정적으로 유지해 인스펙션 주기를 최대한 길게 가져가고, 실사 과정과 Form 483 회신 단계에서 적극적으로 대응하는 것이 기업이 활용할 수 있는 방어 수단이라고 설명했다.

인스펙션 중에는 ‘위험 신호를 읽는 능력’이 필요하다고도 했다. 특정 이슈에 대한 논의가 유난히 길어지거나 같은 자료를 반복해서 요구하는 상황은 폼 483에 올라갈 수 있다는 시그널로 해석해야 한다. 이런 낌새가 보이면 시설 내부에 대응팀을 꾸려 관련 데이터를 신속히 취합하고, 인스펙션이 끝나기 전까지 긴급 시정조치를 진행해 폼 483에 기재될 수 있는 관찰사항의 수와 중대성을 줄이는 전략이 필요하다고 강조했다.

답변서는 회사의 GMP 이해 성적표

구 변호사는 "폼 483 답변서만 보고도 이 회사가 스스로 품질 리스크를 통제할 수 있는 조직인지  아닌지를 가늠하게 된다"며, 준법감시국 심사관에게 15 영업일 내 제출하는 이 문서가 해당 제조소를 처음 평가하는 기초 자료이자 GMP 이해 수준과 문제 인식 능력을 확인하는 핵심 수단이라고 말했다.

그에 따르면 기업이 가장 먼저 지켜야 할 원칙은 15 영업일 기한을 반드시 맞추되, 현실적인 접근 방식을 택해야 한다는 것이다. 짧은 기간 안에 모든 조사를 끝내고 모든 조치를 완료하기는 어렵기 때문에, 초기 회신에선 최소한 각 관찰사항을 빠짐없이 인지하고 있다는 점, 이미 수행한 즉각 시정조치와 추가 조사 계획이 무엇인지, 이후에 어떤 보완계획을 업데이트로 제출할 것인지까지 명확히 적어야 한다.

답변서 내용은 과거·현재·미래 순으로 정리하는 것이 좋다. 과거 관점에서는 문제가 된 설비와 공정이 어떤 배치에 영향을 미쳤는지, 이미 출하된 제품의 품질·안전성에 어떤 영향이 있었는지를 평가해 서술한다. 현재 관점에선 생산 중단, 배치 격리, 추가 시험, 라벨 변경 등 이미 실행한 조치를 구체적으로 적고, 그 조치로 동일 문제가 얼마나 줄어들었는지를 설명해야 한다. 미래 관점에선 절차 개정, 교육 강화, 시스템 업그레이드 등 재발 방지를 위한 CAPA 계획을 제시하되, 완료 목표 시점과 책임 부서, 효과 확인 방법까지 함께 제시해야 한다.

또한 인스펙션 당시 조사관과 나눴던 대화를 전제로 쓰지 말고, 인스펙션 현장에 없던 사람이 읽어도 이해될 수 있도록 A부터 Z까지 풀어서 써야 한다는 점도 중요하다. 각 관찰사항은 원문 순서를 그대로 따라가며 하나도 빠뜨리지 말고, GMP 규정과의 연관성, 문제의 근본 원인, 시정·예방조치를 차례대로 짚어야 한다.

구 변호사는 실제 제출된 답변서 중 좋은 사례의 공통점으로 △경영진이 커버레터에 이름을 올려 자원 투입 의지를 명확히 보이는 것 △문제의 범위를 최소화하기보다 관련 시스템 전반으로 스코프를 넓혀 점검하는 것 △각 관찰사항에 대한 근본 원인 분석과 회고 검토를 포함하는 것 △시정·예방조치에 대한 객관적 증빙 문서를 첨부하는 것 △필요할 경우 후속 업데이트를 자발적으로 제출하는 것 등이 있다고 설명했다.

반면 △비현실적인 시정 일정 △'조치했다'는 문장을 반복할 뿐 구체적인 내용과 증빙이 없는 답변 △이미 출하된 제품에 대한 영향 평가를 생략한 답변 △책임을 외부 요인이나 규제당국에 돌리는 방어적 어조 등은 경고서한으로 이어질 위험을 키우는 잘못된 답변 방식이라고 지적했다.

관찰사항에 대한 이의를 제기할 때는 먼저 관찰사항이 무엇을 문제로 삼고 있는지 정확히 이해한 뒤, 관련 규정과 공인된 가이드라인, 내부 시험 데이터와 기록 등 객관적인 근거를 바탕으로 차분하게 설명하는 방식으로 접근해야 한다고 강조했다. 관찰사항이 다소 과장되거나 부정확해 보이더라도, 시스템 개선의 기회로 받아들이고 CAPA를 통해 구조를 보완하는 전략 역시 기업이 선택할 수 있는 대응 방향이라고 덧붙였다.

마지막으로 구 변호사는 "15 영업일 마감 기한을 강조하는 이유는 이 악순환을 답변서 단계에서 초기에 끊을 수 있기 때문"이라며 "경고서한과 수입 경보를 받은 뒤에는 훨씬 더 많은 시간과 비용이 들기 때문에 처음부터 제대로 된 답변으로 문제를 일으킬 가능성을 줄여야 한다"고 조언했다.