병원 품목 Master는 구매단계의 발주 품목을 식별하는 기준정보이며, 입고검수·재고등록·보관·불출·사용으로 이어지는 의료물자의 운영정보를 연결하는 데이터 기반이다. 계약단가와 공급업체 정보, 재고수량, 입·출고 이력, 부서별 사용실적도 품목코드를 기준으로 생성·누적된다. 하나의 품목 Master가 구매에서 재고관리, 부서공급과 사용실적 관리까지 병원 내부의 주요 Transaction을 연계하는 구조다.

현장에서는 코드번호보다 그 코드에 어떤 제품정보가 등록돼 있는지가 중요하다. 동일제품이 서로 다른 품명으로 중복 등록되거나, 품명은 같아도 모델·규격이 다른 경우가 있다. 구매단위는 BOX인데 재고와 불출은 EA로 관리하면서 포장입수량이 정확하게 설정되지 않은 품목도 발생한다.

품목 Master의 오류는 기준정보의 문제에 그치지 않고 구매·입고·재고·불출·사용 전 과정의 Transaction 정확도에 영향을 미친다. 규격정보가 현품과 일치하지 않으면 입고검수 단계에서 품목 확인과 정정업무가 발생하고, 수량·포장단위의 불일치는 장부재고와 실물재고 간 재고오차를 유발한다. 동일제품에 복수의 품목코드가 생성된 경우에는 구매량·재고량·사용량이 코드별로 분산되어 품목 단위의 수요와 재고실적을 정확하게 집계하기 어렵다. 병원물류 표준화는 품목 Master에 등록된 기준정보를 현품과 대조·검증하고, 중복·오류 데이터를 정비하는 작업을 기반으로 추진되어야 한다.

◇ 품목 Master의 핵심, 제품 식별정보

병원 현장에서는 제품을 약칭이나 익숙한 품명으로 사용하는 경우가 많다. 업무에는 편리하지만 여러 기관 데이터를 연결할 때는 품명만으로 동일품목을 판별하기 어렵다.

병원에서 상시 사용하는 주사기를 예로 들면, 품명만으로는 동일제품 여부를 판단하기 어렵다. 동일한 ‘주사기’로 등록되어 있어도 제조사와 용량, 연결방식, 바늘 포함 여부, 포장단위에 따라 서로 다른 품목으로 관리해야 한다. 품목 Master에서는 품명보다 제품을 구분할 수 있는 규격과 모델, 제조사, 포장단위 등 식별 속성을 정확하게 관리하는 것이 중요하다.

병원별로 상이한 품명·규격·단위와 제품 식별정보의 불일치는 동일품목의 정확한 식별을 어렵게 하고, 의료기관 간 품목정보의 비교·연계를 제약하는 요인으로 작용한다.

병원 품목 Master를 점검하면 동일제품도 제조사와 공급업체, 병원의 등록방식에 따라 품명과 규격이 서로 다르게 기록된 경우가 적지 않다. 규격의 단위가 생략되거나 표기 순서가 달라지고, 제품명·모델·규격·포장단위가 하나의 필드에 함께 입력되기도 한다. 공급업체의 상품명이나 변경 이전의 제품명이 그대로 유지되면 동일제품이 서로 다른 품목으로 등록되거나 하나의 제품에 복수의 Local Code가 생성될 가능성도 높아진다. 품목 Master의 정비는 서로 다른 품명과 규격정보가 실제로 동일제품을 지칭하는지 식별·검증하는 과정에서 시작된다.

의료기기처럼 UDI 등 공인된 제품 식별정보를 활용할 수 있는 품목은 병원 Master와 해당 식별정보의 관계도 확인할 필요가 있다. 기존 Local Code와 현장 품명을 유지하더라도 제품의 실체를 확인할 수 있는 식별속성이 확보돼 있으면 외부 제품정보와의 연계가 가능하다.

◇ 포장계층별 단위정보와 재고관리

병원 품목 Master에서 규격과 함께 정밀하게 관리해야 할 정보가 포장단위다. 제조사는 CASE 단위로 출하하고 유통기업은 BOX 단위로 납품하며 병원은 EA 단위로 불출할 수 있다. 실물은 같은 제품이지만 Supply Chain 단계별 물류작업 단위가 달라진다

1 CASE=10 BOX, 1 BOX=20 EA인 품목에서 병원이 5BOX를 입고하면 실제 재고증가량은 100EA다. Master에 포장입수량이 잘못 등록돼 있으면 정상적인 입출고 처리(Transaction)를 정상 진행하더라도 장부재고와 실재고 사이에 차이가 발생한다.

구매가격도 같은 기준이 적용된다. A병원의 계약가격이 BOX 기준이고 B병원은 EA 기준이라면 표시단가를 직접 비교해서는 안 된다. 

제품 동일성을 확인한 뒤 포장계층과 환산계수를 적용해 동일단위로 정규화해야 실제 구매가격을 비교할 수 있다.

병원별 구매량이나 사용량을 통합할 때도 단위정보가 선행조건이 된다. 

A병원의 10BOX와 B병원의 200EA가 동일한 수량인지 확인할 수 있어야 두 병원의 실수요를 합산할 수 있다.

품목 Master에는 구매단위–입고단위–재고단위–불출단위의 관계가 구조화돼 있어야 한다.  포장입수량과 환산계수는 재고수량, 구매가격, 사용량을 같은 기준으로 변환하는 물류 운영정보​다.

◇ 품목 Master의 정합성과 지속관리

장기간 운영된 병원 품목 Master에는 현재 사용 품목과 거래중단 품목, 규격변경 품목, 대체품과 신규품목이 함께 존재한다. 거래처 변경 과정에서 동일제품의 코드가 추가되거나 제조사·모델·규격정보가 누락된 상태로 신규 등록될 수도 있다.

품목 Master Cleansing 과정에서는 원천 데이터를 보존하면서 품명·제조사·모델·규격·단위의 표기를 정규화하고 누락값과 비정상값을 확인해야 한다. 동일제품으로 추정되는 품목은 식별속성을 대조해 중복 여부를 검증한다.

중복으로 식별된 품목코드는 즉시 삭제하기보다 제품 식별속성, 거래이력, 재고잔량과 사용실적을 대조하여 동일제품 여부를 검증한 후 통합·폐기 여부를 결정해야 한다. 

중복 의심 품목코드는 생성 배경과 제품 식별속성을 함께 검증하여 정비유형을 구분할 필요가 있다. 주요 검증대상은 공급업체 변경 과정에서 추가된 관리코드, 포장단위 차이로 분리 등록된 품목, 제조사 모델 변경으로 신규 생성된 코드 등이다. 

검증 결과를 기준으로 동일제품의 중복코드는 통합하고, 별도 관리가 필요한 코드는 유지하며, 유효성이 종료된 코드는 사용중지 처리한다. 기존 품목코드는 과거 계약·발주·입고·재고·사용실적 등 주요 Transaction 이력과 연계되어 있으므로, 코드 정비 과정에서도 이력정보의 연속성과 추적성이 유지되어야 한다.

품목 Master의 정합성을 지속적으로 유지하려면 Cleansing 이후의 등록·변경·검증 절차까지 관리체계에 포함해야 한다. 신규품목 등록 시 제조사·제품명·모델·규격·포장단위 등 필수 식별속성을 정의하고, 기존 품목과의 중복 여부를 검증하는 담당조직과 승인절차를 명확히 설정할 필요가 있다. 모델·규격·포장구성이 변경되는 경우에는 변경정보의 확인 기준과 Master 반영시점, 기존 코드의 사용중지 및 이력관리 기준까지 일관된 운영원칙으로 관리해야 한다.

▶지영호 박사(청지LSI연구원 대표연구원)=인천대학교 동북아물류대학원에서 물류학 박사학위를 취득했다. 유한양행에서 27년 10개월간 생산·물류·경영혁신·기획관리 업무를 수행했으며, 이후 의약품 물류와 3PL 분야 연구·컨설팅 활동을 이어왔다. 세중해운 기업연구소 소장, 대학 겸임교수, 외래교수 등을 역임했다.  주요 저서로 ‘3PL의 이해와 운영’, ‘병원 물류와 구매’, ‘3PL운영과 물류전략’, 알기쉬운 물류표준화' 등이 있으며, 의약품·바이오헬스 공급망과 병원물류 표준화, 출판물류를 주요 연구 분야로 활동하고 있다.